Powrót do strony głównej

Ostatnia aktualizacja: 03.06.2026

POLITYKA PRYWATNOŚCI PLATFORMY WEBIVIO

obowiązuje od dnia 16.07.2026

§1. Wstęp

Drogi Użytkowniku,

Dokładamy wszelkich starań, aby zapewnić bezpieczeństwo i poufność Twoich danych osobowych. Dbamy o Twoją prywatność zarówno wtedy, gdy odwiedzasz Platformę Webivio, korzystasz z naszych usług, zapisujesz się na webinar, kontaktujesz się z nami lub korzystasz z funkcjonalności Platformy.

Działamy zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 („RODO”).

Niniejsza Polityka Prywatności wyjaśnia:

  • jakie dane przetwarzamy,
  • w jakim celu,
  • na jakiej podstawie,
  • jak długo je przechowujemy,
  • komu możemy je udostępniać,
  • jakie prawa Ci przysługują.

§2. Administrator danych

Administratorem danych osobowych jest:

Webivio Sp. z o.o.
ul. Ludwika Mierosławskiego 1
64-030 Śmigiel
Polska

KRS: 0001251584
NIP: 6981874025
REGON: 545175022

E-mail kontaktowy: support@webivio.com

Platforma nie wyznaczyła Inspektora Ochrony Danych.

§3. Jak pozyskujemy dane osobowe

Dane osobowe mogą być pozyskiwane:

  • podczas rejestracji konta,
  • podczas zakupu subskrypcji,
  • podczas kontaktu z nami,
  • podczas korzystania z Platformy,
  • podczas zapisu na webinar,
  • podczas korzystania z webinarów,
  • podczas wysyłki i odbioru wiadomości WhatsApp (gdy Twórca włączy ten kanał),
  • podczas łączenia konta WhatsApp Business przez Twórcę w Platformie,
  • podczas wysyłki wiadomości SMS (gdy Twórca włączy ten kanał),
  • podczas zakupu Kredytów SMS (Doładowań SMS) przez Twórcę,
  • automatycznie poprzez technologie analityczne i cookies,
  • poprzez integracje marketingowe i analityczne.

§4. Jakie dane przetwarzamy

Dane Twórców

Możemy przetwarzać:

  • imię i nazwisko,
  • adres e-mail,
  • dane firmy,
  • adres działalności,
  • NIP,
  • dane rozliczeniowe,
  • dane płatnicze,
  • dane techniczne,
  • adres IP,
  • logi bezpieczeństwa,
  • dane dotyczące korzystania z Platformy,
  • dane transakcyjne dotyczące zakupu Kredytów SMS (zob. §6).

Dane Uczestników Webinarów

W zakresie, w jakim działamy jako procesor danych na rzecz Twórców, możemy przetwarzać:

  • imię,
  • nazwisko,
  • adres e-mail,
  • numer telefonu,
  • adres IP,
  • user-agent i dane urządzenia,
  • dane przeglądarki,
  • status obecności na webinarze,
  • czas oglądania webinaru,
  • kliknięcia CTA,
  • aktywność webinarową,
  • wiadomości czatu,
  • źródła ruchu,
  • dane UTM,
  • dane analityczne,
  • strefę czasową,
  • dane zakupowe przekazywane przez integracje,
  • treść wiadomości WhatsApp wysłanych do Uczestnika oraz odpowiedzi Uczestnika (gdy kanał WhatsApp jest aktywny),
  • metadane dostarczenia wiadomości WhatsApp (np. status wysłania, doręczenia, odczytu, kody błędów),
  • identyfikatory techniczne konta WhatsApp Business Twórcy (np. WABA ID, Phone Number ID) — wyłącznie w zakresie niezbędnym do świadczenia usługi,
  • treść wiadomości SMS wysłanych do Uczestnika (gdy kanał SMS jest aktywny),
  • dane wykorzystywane do personalizacji wiadomości SMS,
  • identyfikator wiadomości SMS oraz datę i czas jej zlecenia i wysyłki,
  • status wysłania i dostarczenia wiadomości SMS, kody błędów oraz informacje o niedostarczeniu,
  • informacje techniczne niezbędne do wysłania wiadomości SMS i diagnostyki problemów.

§5. Role stron i przetwarzanie danych webinarowych

Twórca jako administrator danych

Twórca organizujący webinar jest administratorem danych osobowych Uczestników Webinarów.

Twórca odpowiada za:

  • legalność pozyskania danych,
  • spełnienie obowiązków informacyjnych,
  • uzyskanie odpowiednich zgód,
  • zgodność działań marketingowych z prawem.

Webivio jako procesor danych

Platforma Webivio działa jako podmiot przetwarzający dane osobowe na rzecz Twórców zgodnie z art. 28 RODO.

Dane przetwarzamy wyłącznie:

  • w celu świadczenia usług Platformy,
  • na udokumentowane polecenie Twórcy,
  • zgodnie z zawartą Umową Powierzenia Przetwarzania Danych (DPA).

§6. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych

Świadczenie usług Platformy

Przetwarzamy dane w celu:

  • prowadzenia kont użytkowników,
  • realizacji subskrypcji,
  • obsługi webinarów,
  • wysyłki wiadomości systemowych,
  • obsługi płatności,
  • utrzymania infrastruktury.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

Wypełnianie obowiązków prawnych

Przetwarzamy dane w celu:

  • prowadzenia dokumentacji księgowej,
  • realizacji obowiązków podatkowych,
  • realizacji obowiązków związanych z ochroną danych osobowych.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

Bezpieczeństwo Platformy

Przetwarzamy dane w celu:

  • ochrony infrastruktury,
  • monitorowania bezpieczeństwa,
  • wykrywania abuse,
  • zapobiegania spamowi,
  • wykrywania nieautoryzowanego dostępu,
  • prowadzenia logów bezpieczeństwa.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Analityka i rozwój Platformy

Przetwarzamy dane w celu:

  • analizy korzystania z Platformy,
  • poprawy funkcjonalności,
  • monitorowania błędów,
  • rozwoju usług,
  • analizy wydajności webinarów.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Marketing usług Webivio

Przetwarzamy dane w celu:

  • wysyłki newslettera,
  • promocji usług,
  • remarketingu,
  • prowadzenia kampanii reklamowych,
  • kontaktu marketingowego.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a lub f RODO.

Komunikacja WhatsApp (powiadomienia webinarowe)

Gdy Twórca włączy kanał WhatsApp, Platforma przetwarza dane Uczestników w celu:

  • wysyłki potwierdzenia zapisu na webinar,
  • wysyłki przypomnień przed webinarem,
  • wysyłki wiadomości follow-up po webinarze,
  • obsługi odpowiedzi Uczestnika (wiadomości przychodzące),
  • powiadamiania Twórcy o odpowiedzi Uczestnika (np. e-mail, Slack).

Podstawa prawna przetwarzania przez Twórcę (jako administratora danych Uczestnika) określa Twórca — zwykle art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda) lub lit. b RODO (wykonanie umowy / działania przed zawarciem umowy na udział w webinarze).

Platforma Webivio przetwarza te dane jako podmiot przetwarzający na podstawie art. 28 RODO oraz Umowy Powierzenia Przetwarzania Danych (DPA).

Twórca odpowiada za uzyskanie wymaganego opt-in oraz spełnienie obowiązków informacyjnych wobec Uczestników, zgodnie z przepisami prawa i Business Policy WhatsApp.

Komunikacja SMS (powiadomienia webinarowe)

Gdy Twórca włączy komunikację SMS, Platforma może przetwarzać dane Uczestników w celu wysyłki potwierdzeń i wiadomości organizacyjnych dotyczących webinaru, wysyłki przypomnień przed webinarem, wysyłki wiadomości follow-up po webinarze, personalizacji wiadomości, obsługi i monitorowania statusów doręczenia, diagnostyki błędów oraz ochrony Platformy przed spamem i nadużyciami.

Administratorem danych osobowych Uczestnika pozostaje Twórca. Twórca samodzielnie określa właściwą podstawę prawną przetwarzania danych oraz odpowiada za spełnienie obowiązków wynikających z przepisów dotyczących komunikacji elektronicznej.

Webivio przetwarza dane Uczestników w tym zakresie jako podmiot przetwarzający na podstawie art. 28 RODO oraz Umowy Powierzenia Przetwarzania Danych (DPA).

Dane związane z Kredytami SMS

W przypadku zakupu Kredytów SMS Webivio może przetwarzać dane dotyczące transakcji, w szczególności identyfikator Konta Twórcy, dane identyfikacyjne i rozliczeniowe, kwotę Doładowania SMS, liczbę przyznanych Kredytów SMS, historię operacji na Kredytach SMS, identyfikatory transakcji oraz informacje niezbędne do wystawienia dokumentów księgowych.

W tym zakresie Webivio działa jako administrator danych.

Dane są przetwarzane w celu realizacji umowy i obsługi zakupionej usługi na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO oraz w celu realizacji obowiązków podatkowych i księgowych na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

Dane niezbędne do realizacji płatności mogą być przekazywane operatorowi płatności wykorzystywanemu dla danej transakcji, w szczególności Stripe lub PayNow.

§7. AI i automatyzacja

Platforma może rozwijać funkcje wykorzystujące sztuczną inteligencję, w tym:

  • analizę webinarów,
  • analizę aktywności uczestników,
  • generowanie treści,
  • generowanie wiadomości,
  • chatboty webinarowe,
  • analizę skuteczności webinarów,
  • automatyczne rekomendacje.

Funkcje AI mogą wykorzystywać dane przekazane do Platformy w zakresie niezbędnym do świadczenia danej funkcjonalności.

Usługodawca nie wykorzystuje danych klientów do trenowania własnych modeli AI bez odpowiedniej podstawy prawnej.

§8. Cookies i technologie analityczne

Platforma wykorzystuje:

  • cookies techniczne,
  • cookies bezpieczeństwa,
  • cookies analityczne,
  • cookies marketingowe.

Możemy korzystać m.in. z:

  • Google Analytics,
  • Meta Pixel,
  • narzędzi remarketingowych,
  • narzędzi bezpieczeństwa,
  • narzędzi monitorowania błędów.

Cookies marketingowe i analityczne wykorzystywane są po uzyskaniu odpowiedniej zgody użytkownika, o ile jest ona wymagana przez przepisy prawa.

Szczegółowe informacje znajdują się w Polityce Cookies.

§9. Podprocesorzy i odbiorcy danych

Możemy korzystać z usług podmiotów trzecich wspierających działanie Platformy, w szczególności:

  • Supabase,
  • Railway,
  • Vercel,
  • AWS,
  • Cloudflare,
  • Stripe,
  • PayNow,
  • Amazon SES,
  • MailerLite,
  • Sentry,
  • Google,
  • Meta (w tym WhatsApp Business Platform / Cloud API),
  • LINK Mobility Poland sp. z o.o. (SMSAPI) — w modelu SMS Managed, jako dalszy podmiot przetwarzający dane Uczestników,
  • OpenAI.

Twórcy mogą dodatkowo integrować Platformę z:

  • MailerLite,
  • GetResponse,
  • ActiveCampaign,
  • SMSAPI (w modelu SMS BYO — własne konto Twórcy),
  • Twilio (w modelu SMS BYO — własne konto Twórcy),
  • WhatsApp Business Platform (Meta),
  • Kit,
  • Klaviyo,
  • Mailchimp.

W zakresie wysyłki wiadomości SMS rozróżniamy:

SMS Managed

W modelu SMS Managed Webivio korzysta z LINK Mobility Poland sp. z o.o. / SMSAPI jako dostawcy infrastruktury SMS i dalszego podmiotu przetwarzającego dane Uczestników.

SMS BYO

W modelu SMS BYO Twórca korzysta z własnego konta SMSAPI lub Twilio, które samodzielnie wybiera i konfiguruje. W tym modelu dostawca SMS działa na rzecz Twórcy, a nie jako dostawca Webivio.

§9a. Komunikacja WhatsApp (WhatsApp Business Platform)

Platforma Webivio umożliwia Twórcom wysyłkę powiadomień webinarowych kanałem WhatsApp Business Platform (Meta Cloud API). Niniejsza sekcja uzupełnia informacje wymagane przez Meta oraz przepisy o ochronie danych osobowych.

Zakres przetwarzania

W związku z korzystaniem z integracji WhatsApp możemy przetwarzać:

Dane Uczestników Webinarów (jako procesor na rzecz Twórcy):

  • numer telefonu (w formacie międzynarodowym),
  • imię i inne dane przekazane w parametrach szablonu wiadomości,
  • treść wiadomości wysłanych i odebranych,
  • metadane techniczne (status doręczenia, odczytu, identyfikatory wiadomości, znaczniki czasu),
  • dane powiązane z zapisem na webinar (np. tytuł webinaru, link).

Dane Twórców (jako administrator lub procesor — w zależności od kontekstu):

  • identyfikatory konta WhatsApp Business (WABA ID, Phone Number ID),
  • tokeny dostępu do API Meta (przechowywane w formie zabezpieczonej),
  • nazwa wyświetlana numeru (Display Name),
  • informacja o stanie rozliczeń Meta (np. czy dodano metodę płatności),
  • dane logowania Meta w ramach Embedded Signup (gdy Twórca łączy konto przez Facebook Login for Business).

Podmiot trzeci — Meta

Do wysyłki i odbioru wiadomości WhatsApp korzystamy z infrastruktury Meta Platforms Ireland Limited oraz Meta Platforms, Inc. (USA).

Meta przetwarza dane w celu:

  • doręczenia wiadomości WhatsApp,
  • zarządzania szablonami wiadomości,
  • rozliczeń za użycie platformy WhatsApp Business,
  • zapewnienia bezpieczeństwa i zgodności z regulaminami Meta.

Informacje o przetwarzaniu danych przez Meta:

Transfer danych poza EOG

Przekazywanie danych do Meta (w tym do USA) może wiązać się z transferem poza Europejski Obszar Gospodarczy. Stosujemy odpowiednie zabezpieczenia przewidziane przez RODO, w szczególności standardowe klauzule umowne oraz — o ile ma zastosowanie — mechanizmy zgodności przewidziane przez Komisję Europejską (np. EU–US Data Privacy Framework).

Okres przechowywania

Dane związane z wiadomościami WhatsApp przechowujemy:

  • przez czas niezbędny do świadczenia usługi powiadomień webinarowych,
  • przez okres wymagany do obsługi odpowiedzi Uczestników i powiadomień dla Twórcy,
  • zgodnie z polityką retencji Platformy oraz DPA,
  • w logach bezpieczeństwa — przez okres niezbędny do diagnostyki i ochrony infrastruktury.

Prawa Uczestników i rezygnacja

Uczestnik Webinaru, którego dane dotyczą komunikacji WhatsApp, powinien kierować żądania dotyczące swoich danych (dostęp, sprostowanie, usunięcie, sprzeciw, cofnięcie zgody) do Twórcy (administratora danych).

Twórca powinien umożliwić Uczestnikowi rezygnację z wiadomości WhatsApp zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz zasadami Meta (w tym poprzez jasny mechanizm opt-out, np. kontakt z Twórcą lub odpowiedź z prośbą o zaprzestanie wysyłki — zgodnie z konfiguracją Twórcy).

Platforma może przekazywać Twórcy powiadomienia o wiadomościach przychodzących (np. e-mail), aby Twórca mógł odpowiedzieć w Meta Business Suite lub innym narzędziu wskazanym przez Twórcę.

Zasady korzystania z danych WhatsApp

Zgodnie z wymaganiami Meta:

  • danych uzyskanych w ramach komunikacji WhatsApp używamy wyłącznie w zakresie niezbędnym do obsługi wiadomości z danym Uczestnikiem oraz świadczenia usług Platformy,
  • nie wykorzystujemy treści rozmów WhatsApp do celów niezwiązanych z obsługą webinarów i komunikacji na życzenie Twórcy,
  • nie udostępniamy danych z jednej rozmowy innym klientom Platformy.

§9b. Komunikacja SMS

  1. Platforma Webivio umożliwia Twórcom wysyłkę wiadomości SMS do Uczestników Webinarów.

  2. W modelu SMS Managed wysyłka jest realizowana przy wykorzystaniu Dostawcy SMS wybranego przez Webivio, w szczególności SMSAPI prowadzonego przez LINK Mobility Poland sp. z o.o.

  3. W związku z realizacją wysyłki Dostawcy SMS mogą być przekazywane w szczególności:

    • numer telefonu odbiorcy,
    • treść wiadomości,
    • informacje niezbędne do personalizacji wiadomości,
    • oznaczenie nadawcy,
    • informacje techniczne niezbędne do realizacji wysyłki.

  4. Webivio może otrzymywać od Dostawcy SMS informacje zwrotne dotyczące realizacji wiadomości, w szczególności identyfikator wiadomości, status wysłania lub dostarczenia, datę i czas operacji oraz kody błędów.

  5. W odniesieniu do danych Uczestników:

    • Twórca pozostaje administratorem danych,
    • Webivio działa jako podmiot przetwarzający,
    • Dostawca SMS wykorzystywany przez Webivio w modelu SMS Managed działa jako dalszy podmiot przetwarzający w zakresie wynikającym z zawartych umów.

  6. Webivio wykorzystuje dane Uczestników przekazywane w związku z SMS Managed wyłącznie w celu wykonania instrukcji Twórcy, realizacji wiadomości, obsługi statusów, diagnostyki problemów, zapewnienia bezpieczeństwa oraz przeciwdziałania nadużyciom, z zastrzeżeniem obowiązków wynikających z przepisów prawa.

  7. W modelu SMS BYO dane są przekazywane Dostawcy SMS samodzielnie wybranemu i skonfigurowanemu przez Twórcę. Twórca odpowiada za zgodność korzystania z takiego Dostawcy SMS z przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych.

  8. Dane dotyczące wysyłki i statusów wiadomości przechowywane są przez okres niezbędny do świadczenia usługi, rozpatrywania reklamacji, diagnostyki, zapewnienia bezpieczeństwa i ochrony przed roszczeniami, zgodnie z polityką retencji Platformy i DPA.

  9. Treść wiadomości i metadane mogą być również przechowywane przez Dostawcę SMS zgodnie z obowiązującymi go przepisami, umowami oraz zasadami retencji.

  10. Uczestnik chcący skorzystać z praw wynikających z RODO w związku z wiadomościami wysłanymi przez Twórcę powinien w pierwszej kolejności kontaktować się z Twórcą jako administratorem jego danych.

  11. Webivio współpracuje z Twórcą przy realizacji praw Uczestników zgodnie z zasadami określonymi w DPA.

§10. Transfer danych poza EOG

Co do zasady dane przetwarzane są na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego.

Niektóre usługi dostawców technologicznych mogą jednak wiązać się z transferem danych poza EOG.

W takich przypadkach stosujemy odpowiednie zabezpieczenia wymagane przez RODO, w szczególności:

  • standardowe klauzule umowne,
  • mechanizmy zgodności przewidziane przez Komisję Europejską,
  • odpowiednie zabezpieczenia techniczne i organizacyjne.

§11. Infrastruktura chmurowa i integracje zewnętrzne

Platforma Webivio korzysta z infrastruktury chmurowej dostawców technologicznych, których główne zasoby wykorzystywane przez Platformę znajdują się na terenie Unii Europejskiej, w szczególności na terenie państw Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG).

W szczególności dane Platformy mogą być przetwarzane z wykorzystaniem infrastruktury znajdującej się na terenie UE przez dostawców takich jak:

  • Supabase,
  • Railway,
  • Vercel,
  • AWS,
  • Cloudflare,
  • Amazon SES.

Jednocześnie Platforma umożliwia integrację z usługami i aplikacjami podmiotów trzecich, z których korzystają Twórcy. Przekazanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG), w szczególności do Stanów Zjednoczonych, następuje tylko i wyłącznie wtedy, gdy Twórca samodzielnie aktywuje i korzysta z integracji zewnętrznych. Sama infrastruktura Platformy Webivio (hosting, baza, maile transakcyjne) nie przekazuje danych uczestników do USA w ramach podstawowej usługi.

Dotyczy to m.in. usług takich jak:

  • Google Analytics,
  • Meta Pixel,
  • MailerLite,
  • ActiveCampaign,
  • GetResponse,
  • Klaviyo,
  • Mailchimp,
  • OpenAI,
  • Meta (WhatsApp Business Platform),
  • Kit,
  • innych integracji aktywowanych przez Twórcę.

W przypadku przekazywania danych poza EOG stosowane są odpowiednie mechanizmy zabezpieczające wymagane przez przepisy RODO, w szczególności standardowe klauzule umowne zatwierdzone przez Komisję Europejską lub inne mechanizmy zgodności przewidziane przepisami prawa.

§12. Jak długo przechowujemy dane

Dane przechowujemy przez okres:

  • niezbędny do świadczenia usług,
  • wymagany przepisami prawa,
  • niezbędny do ochrony przed roszczeniami,
  • wymagany polityką bezpieczeństwa i backupów.

Po usunięciu konta dane mogą być czasowo przechowywane w backupach oraz logach bezpieczeństwa zgodnie z polityką retencji.

Po zakończeniu retencji dane są usuwane lub anonimizowane.

§13. Jak chronimy dane

Stosujemy środki bezpieczeństwa adekwatne do ryzyka, w tym:

  • szyfrowanie TLS,
  • backupy,
  • monitoring bezpieczeństwa,
  • rate limiting,
  • monitoring infrastruktury,
  • monitoring błędów,
  • kontrolę dostępu,
  • logi bezpieczeństwa,
  • zabezpieczenia infrastruktury chmurowej.

§14. Jakie prawa Ci przysługują

Masz prawo do:

  • dostępu do danych,
  • sprostowania danych,
  • usunięcia danych,
  • ograniczenia przetwarzania,
  • wniesienia sprzeciwu,
  • przenoszenia danych,
  • cofnięcia zgody.

Jeżeli chcesz skorzystać ze swoich praw, skontaktuj się z nami: support@webivio.com

§15. Skarga do organu nadzorczego

Masz prawo złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

§16. Logi serwera

Korzystanie z Platformy wiąże się z przesyłaniem zapytań do serwera.

Logi mogą obejmować:

  • adres IP,
  • datę i czas,
  • informacje o przeglądarce,
  • informacje o urządzeniu,
  • informacje o systemie operacyjnym.

Logi wykorzystywane są wyłącznie w celach technicznych, bezpieczeństwa i administracji Platformą.

§17. Zmiany Polityki Prywatności

Możemy aktualizować niniejszą Politykę Prywatności.

O istotnych zmianach poinformujemy użytkowników poprzez:

  • komunikat w Platformie,
  • wiadomość e-mail,
  • publikację nowej wersji dokumentu.

§18. Kontakt

W sprawach związanych z ochroną danych osobowych skontaktuj się z nami:

support@webivio.com